プライバシー・ポリシー
はじめに
当社は、お客様の個人情報保護の重要性を深く認識し、お客様の個人情報保護なくして、お客様と健全なコミュニケーションに基づく、最適な商品・サービスの提供はありえないと考えています。
そこで、当社の個人情報保護に向けての全社的な取り組みの基本方針を定め、プライバシー・ポリシーとしてお客様のご理解をいただくためにここに公開いたします。
個人情報とは
ほかの情報と合わせ特定のお客様を識別できる情報も個人情報といたします。店頭でお名前等をご記入いただいたアンケート、ご購入手続の際に記入していただいた各種の書類などに記載された情報がこれにあたります。
また、指紋、虹彩、声、顔の骨格、歩行の際の姿勢や動きなどの特徴からソフトウェアにより本人を認識できるようにしたデータや、運転免許証の番号、個人番号、年金番号などの記号・番号も個人情報にあたります。
個人情報の収集について
1) 取得の態様の例
2) 取得する個人情報の例
お客様情報の利用
1) 収集させていただいたお客様の個人情報(以下「お客様情報」とし、お客様のご家族に関する情報を含みます)は、以下の目的またはその他正当な目的でのみ利用いたします。
- お客様とのお取引上の責任を果たすこと。
- 当社より
a) 自動車、損害保険、生命保険、携帯電話、その他当社において取り扱う商品・サービス等あるいは、各種イベント・キャンペーンなどの開催について、宣伝印刷物の送付、eメールの送信などの方法により、お客様にご案内すること(お客様の個人情報を分析したうえで、お客様のライフステージ、ご趣味や嗜好に応じたご案内・ご提案をすることを含みます)。
b) 商品開発等あるいは、お客様満足度向上策などの検討のため、お客様にアンケート調査を実施すること。
c) お客様からの商品・サービス等に関するお問い合わせ・ご要望に対し適切に対応すること。
d) 店舗の新設・移転、担当者の異動や変更等についてご案内すること(郵便、電話、電子メール、訪問等の方法によりご案内します)。
e) 与信判断および与信管理。ただし、車両ローン等をご検討の場合など、与信判断等が必要な場合に限ります。
f) 他社より委託を受けた業務の遂行。以下の委託業務を含みますが、これらに限りません。
・トヨタ自動車株式会社、トヨタコネクティッド株式会社の委託を受けて行う車両通信サービスの提案、申込時の取次業務、およびこれらに付帯・関連するサービスの提供などのため。
・保険代理店として、保険会社の委託を受けて行う、各社の損害保険、生命保険などの商品・サービスの提案、申込時の取次業務、およびこれらに付帯・関連するサービスの提供などのため。g) その他、取得にあたって明示した目的。
※当社取引保険会社は当社ホームページ上に記載しております。
2) お客様は、前項2のご案内・アンケート調査の実施の中止をご希望される場合は、当社にその旨お申し出いただくことができます。
※保険については当社は以下の保険会社と取引があり、取得した個人情報を取引のある保険会社の商品・サービスをご提案するために必要な範囲内で利用させていただくことがあります。
<取引のある保険会社>
- あいおいニッセイ同和損害保険株式会社
- 東京海上日動火災保険株式会社
- 東京海上日動あんしん生命保険株式会社
- 損害保険ジャパン株式会社
- SOMPOひまわり生命保険株式会社
- 三井住友海上火災保険株式会社
- 三井住友海上あいおい生命保険株式会社
各保険会社の利用目的については、各社のホームページを参照ください。
お客様情報の第三者への提供
1) 当社では、次の場合を除いて、お客様情報を第三者に提供することはありません。
但し、当社が業務委託先に、委託業務に必要な範囲内でお客様情報を預ける場合は、この限りではありません。
- お客様が同意されている場合
- トヨタ自動車株式会社およびトヨタ自動車株式会社と情報提供契約を締結した者に提供する場合。なお、提供先の利用目的は、以下の通りです。
提供先 提供内容 提供先の利用目的 トヨタ自動車株式会社およびトヨタ自動車株式会社と情報提供契約を締結した者 注文日、車名・塗色・型式等自動車に係わる情報及び買主注文者及び登録名義人(使用者)の氏名・住所など、車両注文書等記載の個人情報(以下「車両注文書等記載の個人情報」という)及び、将来、当社がサービス入庫等を通して把握する「車両注文書等記載の個人情報」の変更情報 お客様に商品の企画・開発等あるいは、お客様満足度向上策などの検討の参考にする目的で、自動車を購入した動機などあるいは当社のお客様対応などについてアンケート調査を実施すること トヨタ自動車株式会社 車両注文書等記載の個人情報 お客様に、商品・サービスなどについての情報を提供するなど、営業に関するご案内をおこなうこと 車両注文書等記載の個人情報及び車両登録番号(将来、当社及び当社以外のトヨタ車両販売店がサービス入庫等を通して、把握する「車両注文書等記載の個人情報及び自動車登録番号」の変更情報を含む) お客様に、リコール等の市場処置案内を行うこと 氏名、住所、年齢、性別、電話番号、勤務先、車両登録番号・車台番号及び車両装備の内容、修理及びメンテナンス等に要した部品の品番・作業場所・作業内容・作業日及び作業日における距離計表示の走行距離等 お客様からのお申し出やご指摘等に対して、適切な対応を行うこと - 法定により必要と判断される場合
- お客様または公共の利益のために必要であると考えられる場合
- その他正当な理由のある場合
2) お客様は、前項1、2の第三者への提供の中止をご希望される場合は、当社にその旨お申し出いただくことができます。
個人情報保護の体制
セキュリティ
- 個人情報・個人データの適正な取扱いのため、法令およびガイドラインが定める各対応を実施するに当たっての基本方針の策定
- 取得・利用・保存・提供・削除・廃棄等の各対応および責任者と役割を定めた各種規定の策定
- 責任者の設置、個人データを取扱う従業員および取扱い個人データの範囲の明確化、法令および規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制の整備、取扱い状況に関する定期点検等の組織的安全管理措置
- 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則等に記載し、個人データの取扱い関する留意事項について定期研修を実施する等の人的安全管理措置
- 従業員の入退出管理、持込み機器の制限、個人情報を取扱う機器および電子媒体・書類の盗難・紛失等を防止するための持出し制限・管理等の物理的安全管理措置
- 個人データを取扱う情報システムに対する外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護するシステムの導入等の技術的安全管理措置
法令などの遵守と改善
当社は、個人情報保護方針および個人情報保護に関する社内規程を常に見直して、個人情報の取扱いおよび管理を改善してまいります。
お客様からのお問い合わせ
1) 個人情報の開示
2) 個人情報の訂正および利用停止等
- 訂正・利用停止
当社は、お客様から、①個人情報が真実でないという理由によって個人情報保護法の定めに基づきその内容の訂正を求められた場合、および②あらかじめ公表された利用目的の範囲を超えて取扱われているという理由または偽りその他不正の手段により収集されたものであるという理由により、個人情報保護法の定めに基づきその利用の停止を求められた場合には,お客様ご本人からのご請求であることを確認のうえで遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、個人情報の内容の訂正または利用停止を行い、その旨をお客様に通知します。なお、訂正または利用停止を行わない旨を決定したときは、お客さまに対しその旨を通知いたします。
- 消去
当社は、お客様からお客様の個人情報について消去を求められた場合、当社が当該請求に応じる必要があると判断した場合は、お客様ご本人からのご請求であることを確認のうえ,個人情報の消去を行い、その旨をお客さまに通知します。
- 適用除外
個人情報保護法その他の法令により、当社が訂正・利用停止・消去等の義務を負わない場合は、上記1、2の規程は適用されません。
- お問合せ窓口
ご意見、ご質問、苦情のお申出その他個人情報の取扱いに関するお問合せは、下記の窓口までお願いいたします。
専用対応窓口電話番号:【お客様相談室】0120-009-115
お客様本位の業務運営
方針1.お客様に真に満足いただける商品とサービスを提供します
高度の専門性と倫理観を持ち、誠実・公正な対応のもと良質な商品とサービスの提供に努めます。
方針2.お客様の利益が不当に害されないよう適切に管理します
方針3.お客様ニーズに応える商品・サービスをお届けします
またご契約後も、お客様への定期的な情報提供および契約内容の変更や保険金の請求を支援する等、アフターフォローを迅速、かつ適切に行い、お客様の利便性向上に努めます。
方針4.お客様に保険商品をわかりやすく説明します
方針5.業務品質の向上に向けたガバナンス体制の整備を行い従業員の教育を徹底します
方針6.お客様の期待に応え、安心・安全なカーライフをご提供するために、以下項目を重点取組指標(KPI)とし、全社で管理・推進して参ります。
<トヨタカローラ山口:自動車保険・重点取組指標>
- 対面ペーパーレス手続きによる、正確な意向確認
- 早期継続手続きによる、お客様への体験価値向上
- ⻑期契約における、年度毎の補償内容点検
- 車両保険のご提案徹底による、お客様の補償内容充実
トヨタカローラ山口株式会社